Trauksmes celšanas politika

Trauksmes celšanas politika 

1. Lietotie termini

2. Noteikumu mērķis

2.1. Noteikumu mērķis ir veicināt, lai sabiedrības interesēs tiek celta trauksme par Pārkāpumiem un nodrošināt Uzņēmuma normatīvo aktu prasībām atbilstošu trauksmes celšanas sistēmu, kā arī Trauksmes cēlēju pienācīgu aizsardzību.

2.2. Noteikt kārtību, kādā Uzņēmumā tiek nodrošināta iespēja Darbiniekiem, Sadarbības partneriem un citām personām, kuras veic darbu Uzņēmuma labā vai kontekstā ar Uzņēmuma darbības pārvaldību, ziņot par pārkāpumiem.

2.3. Nodrošināt pienācīgu Ziņojumu izvērtēšanu un atbilstošu rīcību pārkāpuma gadījumā.

3. Pārkāpumi, par kuriem ceļama trauksme

3.1. Trauksme ceļama par noziedzīgiem nodarījumiem, administratīviem pārkāpumiem vai citiem tiesību normu pārkāpumiem vai saistošu ētikas vai profesionālo normu pārkāpumiem.

3.2. Trauksmes cēlējs ir tiesīgs celt trauksmi īpaši par šādiem pārkāpumiem:

3.2.1. korupcija;

3.2.2. interešu konflikts;

3.2.3. krāpšana;

3.2.4. izvairīšanās no nodokļu samaksas;

3.2.5. negodīga konkurence un pretmonopola pārkāpums;

3.2.6. vides drošības apdraudējums;

3.2.7. darba drošības apdraudējums;

3.2.8. diskriminācija vai nevienlīdzīga iespēju nodrošināšana;

3.2.9. iebiedēšana vai uzmākšanās;

3.2.10. likumu un noteikumu neievērošana;

3.2.11. cita neētiska uzvedība;

3.2.12. citi jautājumi, kas ir daļa no valsts tiesību aktiem par trauksmes celšanu.

3.3. Apzināti nepatiesu ziņu sniegšana un ziņošana tikai par personīgu interešu aizskārumu nav uzskatāma par trauksmes celšanu.

4. Trauksmes celšanas kanāls

4.1. Ziņojums iesniedzams elektroniski, nosūtot to uz Uzņēmuma ziņošanas kanālu trauksmes celšanai:

4.1.1. e-pasta adresi:  ; vai

4.1.2. izmantojot trauksmes celšanas kanālu Fair Play.

4.2.Uzņēmums arī nosaka, ka Trauksmes cēlājs kā Darbinieks var iesniegt Ziņojumu personīgi savam tiešajam vadītājam vai Uzņēmuma valdei.

5. Ziņojuma saturs

5.1. Trauksmes cēlējs Ziņojumu iesniedz brīvā iesnieguma formā vai atbilstoši pielikumā pievienotajam paraugam.

5.2. Gadījums, par kuru tiek ziņots, ir jāapraksta skaidri un precīzi, lai varētu veikt atbilstošus papildpasākumus. Ja nepieciešams, Ziņojumā var iekļaut pielikumus. Ziņojumā saturā obligāti norāda:

5.2.1. ziņotāja vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju;

5.2.2. detalizētu informāciju saistībā ar pārkāpumu (vai iespējamo pārkāpumu), atsevišķi norādot faktus un iesaistītās personas, kā arī pievieno pierādījumus, ja tādi ir;

5.2.3. informāciju par to, kā gūtas ziņas par pārkāpumu (piemēram, veicot darba pienākumus);

5.2.4. informāciju, vai par pārkāpumu ziņots iepriekš;

5.2.5. ka tas ir Trauksmes cēlēja Ziņojums.

5.3. Ja Ziņojums tiek sūtīts e-pastā, ziņojumā Tēmā jānorāda: “Trauksmes cēlēja ziņojums”.

5.4. Ja Ziņojums tiek sūtīts izmantojot trauksmes celšanas kanālu Fair Play. Atverot trauksmes celšanas kanālu Fair Play, Trauksmes cēlājam jāatbild uz šādiem jautājumiem un sniedz detalizēta informācija par gadījumu, atbilstoši Noteikumu 5.2.punktam:

5.4.1. Kāda ir ziņojuma tēma?

5.4.2. Kad tas notika?

5.4.3. Kur tas notika?

5.5. Jebkura veida ziņojumu var iesniegt 6 (sešu) mēnešu laikā no dienas, kurā ir pamats uzskatīt, ka informētājs, t.sk., Trauksmes cēlējs, varēja uzzināt faktus, uz kuriem ir balstīts ziņojums.

5.6. E-pastā iesūtītie vai Fair play trauksmes celšanas kanālā veiktie ziņojumi tiek apstrādāti vienādā un konfidenciālā veidā. Ziņojumus apstrādāt drīkst tikai Atbildīgās personas.

5.7. Trauksmes cēlēja Ziņojumu nevar iesniegt anonīmi. Iesniegtie ziņojumi, kuros nevar identificēt iesniedzēju netiek atzīti par Trauksmes cēlēja Ziņojumiem.

6. Atbildība

6.1. Atbildīgās personas viņu prombūtnes laikā aizvieto valdes norīkots attiecīgs darbinieks.

6.2. Atbildīgās personas:

6.2.1. pieņem un reģistrē Trauksmes cēlēja Ziņojumu;

6.2.2. veic sākotnējo Ziņojuma izvērtēšanu un pieņem lēmumu par Ziņojuma tālāku virzību;

6.2.3. pienācīgi glabā un iznīcina Ziņojumu un ar to saistītos dokumentus;

6.2.4. nepieciešamības gadījumā sniedz ar Trauksmes celšanu saistītās konsultācijas.

7. Personas datu apstrāde, Ziņojumu pseidonimizācija, konfidencialitāte

7.1. Uzņēmums apstrādā Trauksmes cēlēja un iespējamā pārkāpēja personas datus ar mērķi veikt iespējamā pārkāpuma izmeklēšanu, nodrošināt Trauksmes cēlēja pienācīgu aizsardzību un nodrošināt saziņu ar Trauksmes cēlēju.

7.2. Trauksmes cēlēja un iespējamā pārkāpēja personas dati tiek apstrādāti tikai, lai Uzņēmums izpildītu juridisko pienākumu, kas Uzņēmumam noteikts Trauksmes celšanas likumā attiecībā uz Trauksmes celšanas sistēmas izveidi.

7.3.Uzņēmuma Atbildīgās personas, saņemot Ziņojumu, veic nepieciešamos pasākumus Trauksmes cēlēja aizsardzībai saskaņā ar Trauksmes celšanas likumu. Ziņojumā, kurā norādīti ziņojuma iesniedzēja personas dati, visi attiecīgie personas dati tiek pseidonimizēti, aizstājot personas datus ar citu identifikatoru. Ziņojumi tiek reģistrēti atsevišķi un tiek nodrošināta to droša uzglabāšana, ievērojot Uzņēmuma Personas datu apstrādes noteikumus.

7.4. Uzņēmums nodrošina, ka netiek izpausta Trauksmes cēlēja un Ziņojumā minēto personu (iespējamā pārkāpumā iesaistītās personas) identitāte. Atbildīgajām personām ir aizliegts izpaust trešajām personām tās rīcībā esošos ar Ziņojumu saistītos personas datus bez pamatota iemesla vai Trauksmes cēlēja atsevišķas piekrišanas. Minēto informāciju var sniegt tikai personai vai institūcijai, kurai tā nepieciešama Trauksmes cēlēja Ziņojuma vai uz tā pamata ierosinātas pārkāpuma lietas izskatīšanai vai Trauksmes cēlēja, vai viņa radinieku aizsardzībai.

7.5. Persona, par kuru iesniegts trauksmes celšanas Ziņojums, var tikt informēta par šādu Ziņojumu, lai dotu iespēju sniegt attiecīgus paskaidrojumus. Taču šai personai nav tiesības saņemt informāciju, kas var norādīt uz Trauksmes cēlēja identitāti.

7.6. Uzņēmums nodrošina, lai netiktu izplatīta informācija, kas atklāj personas, par kuru ziņojis Trauksmes cēlējs, identitāti personām, kas nav iesaistītas iespējamā pārkāpuma izmeklēšanā. Par izmeklēšanu un attiecīgo ziņojumu tiks informēti tikai tie Darbinieki vai personas, kuras neapšaubāmi nepieciešamas izmeklēšanas veikšanai. Darbinieki vai personas, uz kurām attiecas ziņotāja sniegtā informācija, nedrīkst piedalīties ziņojuma pārraudzībā, tādejādi nodrošinot, ka ziņošana par darbībām, kas ir pretrunā atbildīgas un tiesiskas (ilgspējīgas) rīcības principiem, nerada negatīvas sekas personai, kas ziņo par šādu darbību un ir sniegusi savu kontaktinformāciju.

8. Ziņojumu izskatīšanas termiņš

8.1. Par trauksmes celšanas procesu Atbildīgās personas ne vēlāk kā 7 (septiņu) kalendāro dienu laikā no ziņojuma saņemšanas dienas izvērtē Trauksmes cēlēja iesnieguma pirmšķietamu atbilstību Trauksmes celšanas likuma prasībām, pieņem lēmumu par iesnieguma atzīšanu vai neatzīšanu par trauksmes cēlēja Ziņojumu un Ziņojuma tālāku virzību, un informē par to iesniedzēju.

8.2. Ja Atbildīgās personas, izvērtējot iesniegumu, konstatē, ka tajā ir trūkumi, kas varētu būt radušies neuzmanības dēļ, tās šo Noteikumu 8.1. punktā minētajā termiņā sazinās ar iesnieguma iesniedzēju, lūdzot sniegt papildu informāciju vai precizēt iesniegumu. Ja Trauksmes cēlājs saņem papildjautājumus, tā pienākums ir atbildēt bez kavēšanās un rīkojieties atbilstoši norādījumiem.

8.3. Ja Atbildīgās personas pieņem lēmumu par iesnieguma atzīšanu par Trauksmes cēlēja Ziņojumu, tās informē Uzņēmuma valdi un personāl direktoru Veho grupas ietvaros par saņemto Ziņojumu un pēc Darba grupas izveidošanas nodod Ziņojumu izskatīšanai pēc būtības attiecīgajai komisijai.

8.4. Ja aizdomu izmeklēšana noved pie varas iestāžu veiktas kriminālizmeklēšanas, ar attiecīgo gadījumu saistītā informācija tiek sniegta arī tiem, kas iesaistīti izmeklēšanā vai kam ir likumīgas tiesības saņemt šo informāciju saskaņā ar iestādes tiesībām saņemt informāciju. Tas attiecas arī uz Trauksmes cēlāja kontaktinformāciju, ja viņš ir to sniedzis. Trauksmes cēlājs tiks informēts gadījumā, ja tiek uzsākts kriminālprocess.

8.5. Ja ziņojuma izmeklēšanas laikā tiks konstatēts, ka ziņojums ir iesniegts netīši vai ar mērķi tīši kaitēt ziņojuma subjektam, un Trauksmes cēlājs tiek identificēts, Uzņēmums var veikt pasākumus atbilstoši vispārpieņemtajām kārtībām cilvēkresursu vadības jomā.

8.6. Apzināti nepatiesu ziņu sniegšana nav trauksmes celšana un par to var saukt pie likumā noteiktās atbildības.

9. Trauksmes celšanas ziņojumu izskatīšanas komisija

9.1. Darba grupa nodrošina vienlīdzīgu un taisnīgu visu iesniegto trauksmes celšanas Ziņojumu izskatīšanu.

9.2. Nolūkā sekmēt pienācīgu un vispusīgu trauksmes Ziņojuma izmeklēšanu, Darba grupai ir tiesības iepazīties ar visiem dokumentiem un/vai materiāliem, kas saistīti ar vai attiecas uz Ziņojumā norādītajiem apstākļiem.

9.3. Par trauksmes cēlēja Ziņojuma izskatīšanas gaitu Trauksmes cēlēju informē ne vēlāk kā 2 (divu) mēnešu laikā no dienas, kad personas iesniegums atzīts par trauksmes cēlēja Ziņojumu. Ziņojuma izskatīšanas termiņš atkarīgs no ziņojumā norādītā iespējamā pārkāpuma apstākļiem.

10. Ziņojumu izskatīšanas rezultāts

10.1. Ja Ziņojuma izskatīšanas laikā tiek konstatēts kādas personas pārkāpums vai objektīvi tiek pierādīts iespējams pārkāpums, Darba grupa attiecīgi informē Uzņēmuma valdi.

10.2. Uzņēmums veic attiecīgus pasākumus, lai novērstu pārkāpuma sekas vai nepieļautu pārkāpuma izdarīšanu, kā arī atkarībā no pārkāpuma (iespējamā pārkāpuma) apstākļiem, Uzņēmums, nepārkāpjot savas kompetences robežas, veic koriģējošas darbības, kā arī veic citus, tostarp kontroles uzlabošanas, pasākumus.

10.3. Ja Ziņojuma izskatīšanas laikā rodas aizdomas par pārkāpumu, kura izskatīšana nav Uzņēmuma kompetencē, Uzņēmums 10 (desmit) dienu laikā Ziņojumu pārsūta tālākai izskatīšanai attiecīgajai valsts vai pašvaldības institūcijai, tiesībsargājošai iestādei vai Trauksmes cēlēju Kontaktpunktam, un par to rakstveidā informē iesnieguma iesniedzēju.

11. Nelabvēlīgu seku radīšanas aizliegums

11.1. Aizliegts trauksmes cēlēja Ziņojuma dēļ radīt nelabvēlīgas sekas Trauksmes cēlējam, viņa radiniekam un saistītajai personai un (ja attiecināms): disciplināri vai citādi sodīt; atbrīvot no darba vai amata, tostarp nepagarinot darba līgumu vai neieceļot amatā uz nenoteiktu laiku, ja bija pamats domāt, ka tas tiks darīts; pārcelt citā darbā vai amatā; liegt paaugstinājumu, profesionālo apmācību vai kvalifikācijas paaugstināšanu; mainīt darba vai amata pienākumus, darba laiku un vietu vai darba samaksu; sniegt negatīvu darba, amata pienākumu novērtējumu; aizskart godu, cieņu un reputāciju; anulēt licences un atļaujas; vienpusēji atkāpties no līguma par preces piegādi, pirkumu vai pakalpojuma sniegšanu vai izbeigt to; pieprasīt ārsta atzinumu; citādi tieši vai netieši radīt nelabvēlīgas sekas, tostarp pārkāpjot vienlīdzīgas attieksmes principu.

11.2. Personai par nelabvēlīgu seku radīšanu Trauksmes cēlējam, viņa radiniekam vai saistītajai personai piemēro administratīvā atbildību.

12. Personas datu apstrādes ilgums (Ziņojuma un saistīto dokumentu uzglabāšana)

12.1. Statistiskā informācija un dati par Ziņojumiem tiks saglabāti vismaz 5 (piecus) gadus pēc izmeklēšanas pabeigšanas, ja normatīvajos aktos nav noteikts citādi.

12.2. Tāds ziņojums, kas nav atzīts par Trauksmes cēlēja Ziņojumu, kā arī ar to saistītā informācija, tiek nekavējoties dzēsta vai iznīcināta.

12.3. Ziņojums, kas atzīts par Trauksmes cēlēja Ziņojumu, kā arī ar to saistītā informācija tiek dzēsta vai iznīcināta 3 (trīs) gadu laikā pēc izmeklēšanas pabeigšanas, ja vien netiek uzsākta disciplinārā procedūra vai tiesvedība pret ziņojumā apsūdzēto personu.

13. Citi noteikumi

13.1. Uzņēmums ar Noteikumiem iepazīstina publicējot Noteikumus Uzņēmums mājaslapā: https://www.veho.lv/. Par šiem Noteikumiem Uzņēmuma Darbinieki tiek informēti, uzsākot darba tiesiskās attiecības.

13.2. Šie Noteikumi ir spēkā tiktāl, cik tie nav pretēji Latvijas Republikā spēkā esošajiem tiesību aktiem un stājas spēkā pēc to apstiprināšanas un ir spēkā līdz jaunu noteikumu izdošanai vai tā grozīšanai. Uzņēmums ir tiesīgs jebkurā brīdī pārskatīt šo Noteikumus.

Trauksmes celšanas veidlapa >>